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生物学院关于借用生物楼310、313会议室的管理规定(附:生物楼会议室申请借用单)

[发布日期:2016-03-31 点击数: ]

根据《北京林业大学2016年安全稳定工作要点》(北林校发〔2016〕6号)相关内容及规定,为提高校园防控水平,坚决防止发生危害国家安全和社会稳定的重大政治事件、重大暴力恐怖事件、重大群体性事件和重大公共安全事件,有效维护校园安全稳定,科学规范对学院公共间使用,加强对学院教学科研、对外交流、社团活动、舆情掌控等方面的管理,提高会议室使用效率,共创和谐教研交流氛围,结合我院实际,现将《生物学院关于借用生物楼310、313会议室的管理规定》公布如下:
      一、使用范围
      举办的活动主要为学院重要会议、学术交流报告和学生活动,只对学院内及有关单位使用,禁止举办商业性质活动,借用单位使用会议室期间不得影响生物楼教学秩序及周边环境。
      其中,在无特殊情况下,生物楼310仅作为党政联席会、党委会、院务会、党建会议、教师学术交流等使用。
      可用时间:
      1、工作时间段:
      周一至周五8:00 - 11:30,13:30 - 17:30
      2、非工作时间段:
      周一至周五12:00 - 13:30,18:00 - 21:00
      周六及周日9:00 - 11:30,13:30 - 17:30,18:00 - 21:00
       二、申请时间及地点
      1、申请时间:
      学期中,每周星期一、三、五的14:00—17:00,其他时间不予办理。
      如遇特殊情况,由学院行政负责人协调审批。
      2、申请地点及联系人:
      1)在工作时间段使用的于生物楼308提交书面申请。联系人:侯佳音,电话:62336964
      2)在非工作时间段使用的于生物楼122提交书面申请。联系人:郑佳欣,电话:62338056
      三、申借流程
      1、为确保会议室安全使用,使用前至少需提前两天进行申请登记,按照学校要求详细填写《生物楼会议室申请借用单》。
      2、申请单由主管部门负责人(学科、教研室负责人、院办公室主任或团委书记)签字同意后,交到生物楼308或122,经协调批准后,申请人持回执单,方可按要求使用。
      3、会场负责人负责会务全程协调、安全等事宜,使用单位可提前0.5-1小时布置会议室。
      四、使用流程
      1、会议开始前,会场负责人持经登记签字确认后的回执单至申请地点找该会议助管开门并确定会议室设备运行正常。回执单需交回申请处。
      2、会议室使用过程中有突发情况,请联系办公室人员或助管。
      3、会议室使用后,使用单位需关闭灯、空调、投影仪、音响等设备,最后关闭总电源,清理垃圾,将会议室恢复原状,经会议助管检查验收后方可离开。
      4、如有设备损坏、耗材用尽等问题验收时请及时告知办公室人员或助管。
       五、管理制度
      1、会议室协调使用由院办公室负责,非工作时间段协调使用由院团委负责。
      2、办公室人员负责定期检查会议室,确保设备正常运行,及时巡查,保障电源、电路安全,督促清洁人员按时对会议室进行清理保洁。
      3、使用单位需严格遵照学校安全管理规定,按照会议室管理规定进行申请及使用。
      4、会议使用单位需切实加强安全意识,承担使用期间一切安全责任,申请单上如实填写讲座主讲人介绍及报告摘要等,确保主讲人及报告内容不涉及危害国家安全和社会稳定等内容。
      5、使用单位和与会人员要爱护室内公物,保持室内清洁,不得随意将会议室用品带走或挪作他用,损害公物需照价赔偿。
      6、使用单位务必保证环境整洁,严禁在会议室内张贴悬挂物品,严禁在会议室墙面及桌子上粘贴胶带、胶水及双面胶。
      7、使用单位需严格按照会议室中的使用说明操作设备,初次使用请咨询办公室人员或助管;禁止私自挪动及调试投影仪主机。
      8、使用单位若需使用多媒体,请自备笔记本电脑及翻页器;
      9、学院会议会务由学院办公室负责,其他会议会务由使用单位承担,水、茶叶、纸杯、杯托等物品请使用单位自备。
      10、如会议内容与申报内容不符或涉及危害国家安全和社会稳定等内容,学院办公室人员有权随时终止会议室使用。
      11、本规定自公布之日起实施,解释权在学院办公室。

备注:
    1、313会议室最多可容纳85人,313可供使用设备为投影仪、电子屏、音响、话筒;
    2、310会议室最多可容纳30人,310可供使用设备为投影仪、电子屏;

                                                                                                    北京林业大学
                                                                                                   生物科学与技术学院
                                                                                                        2016年3月30日